Registo de assiduidade: o que a lei obriga a empresa a ter

A lei não obriga a ter relógio de ponto — mas obriga todas as empresas, desde o primeiro trabalhador, a manter um registo dos tempos de trabalho. E falhar tem preço concreto: contraordenação grave e, no trabalho suplementar, 2 horas pagas por cada dia sem registo.

Este guia mostra o que o registo de assiduidade tem de conter para ser legal, quanto tempo o deve guardar e em que condições pode usar apps e biometria. É para si, que gere uma empresa. A base está nos Arts. 202.º e 231.º do Código do Trabalho.

Um nome corrente, quatro documentos na lei

«Registo de assiduidade» é o nome do dia a dia — a lei só usa a expressão de passagem, quando fala do «sistema de controlo de assiduidade existente na empresa» (Art. 231.º n.º 6). No papel, o que a ACT procura são quatro documentos diferentes:

Os dois primeiros ficam montados logo na admissão — estão explicados no guia de como contratar um trabalhador, a par do serviço de segurança e saúde no trabalho. Este guia trata dos dois registos de horas. E não os confunda com as comunicações à Segurança Social: essas correm por outro canal, o do ciclo contributivo.

Registo de tempos de trabalho: a regra do Art. 202.º

O registo vale para toda a gente que trabalha por conta de outrem na empresa — incluindo quem tem isenção de horário de trabalho (Art. 202.º n.º 1). É o erro clássico: deixar os quadros e as chefias fora do registo. A lei não os deixa.

O conteúdo mínimo é o que permite fazer contas (n.º 2): a hora de início, a hora de termo e as interrupções ou intervalos que não contam como tempo de trabalho. No fim, o registo tem de responder a uma pergunta simples: quantas horas fez este trabalhador, neste dia e nesta semana? Os máximos — 8 horas por dia, 40 por semana — estão no guia dos limites de horas de trabalho.

Trabalho fora das instalações — comerciais, estafetas, equipas de obra — não dispensa o registo: o trabalhador visa (confirma com assinatura) o registo logo que regressa à empresa, ou envia-o já visado. A empresa tem de o ter, devidamente visado, no prazo de 15 dias a contar da prestação (n.º 3).

Guardar durante 5 anos (n.º 4). O prazo abrange o registo e dois papéis ligados a ele: a declaração do trabalhador que troca uma falta por dias de férias e o acordo que o deixa compensar uma ausência com horas a mais noutro dia (Arts. 257.º e 226.º n.º 3 — a mecânica das faltas está no guia das faltas justificadas e injustificadas). Violação de qualquer parte do Art. 202.º: contraordenação grave (n.º 5).

Trabalho suplementar: o registo mais exigente

Trabalho suplementar é o prestado fora do horário de trabalho (Art. 226.º n.º 1) — só pode existir para acréscimos eventuais e transitórios de trabalho, força maior ou prejuízo grave (Art. 227.º), e é esse fundamento que o registo tem de mostrar. Nem tudo conta: ficam de fora a tolerância de 15 minutos, a formação fora do horário até duas horas diárias e as compensações de ausências acordadas entre as partes (Art. 226.º n.º 3). E atenção aos isentos de horário: se o acordo de isenção fixa um período de trabalho, o que passar desse período já é suplementar (Art. 226.º n.º 2).

As regras do registo (Art. 231.º) são mais apertadas do que as do registo geral:

• Anotar em cima da hora: as horas registam-se antes do início e logo após o termo do trabalho suplementar (n.º 1) — não «na segunda-feira seguinte».
• Visto do trabalhador: quando não é ele a preencher, o trabalhador visa o registo imediatamente a seguir à prestação (n.º 2). Fora da empresa, aplica-se a regra dos 15 dias (n.º 3).
• Conteúdo: o fundamento do trabalho suplementar e os descansos compensatórios gozados (n.º 4).
• Suporte sério: consulta e impressão imediatas, permanentemente atualizado, sem emendas ou rasuras não ressalvadas (n.º 6).
• Comunicação anual à ACT: a relação nominal dos trabalhadores que fizeram suplementar no ano anterior, com as horas discriminadas e visada pela comissão de trabalhadores ou pelo sindicato (n.º 7). Essa relação guarda-se 5 anos (n.º 8).

A sanção especial está no n.º 5 e é automática: falhando o registo, o visto ou o fundamento, cada dia com atividade fora do horário dá ao trabalhador retribuição correspondente a 2 horas de trabalho suplementar. [Interpretação corrente:] aplicando os acréscimos legais da 1.ª e da 2.ª hora (25% e 37,5%), num salário de 1.200€ — salário-hora de 6,92€ — são 18,17€ por dia; um mês de falha em dias úteis ronda os 400€ por trabalhador. Some-lhe a contraordenação grave (n.º 9) e o risco de ultrapassar sem dar conta os tetos anuais de 175 horas (micro e pequenas empresas) ou 150 horas (médias e grandes) do Art. 228.º. Os valores a pagar por cada hora estão no guia do pagamento das horas extras; se o acréscimo de trabalho é regular, compare com o regime do banco de horas.

Papel, Excel, app ou biometria: o formato é livre (com regras)

A lei não impõe tecnologia nenhuma. A folha de papel da Marta, uma folha de cálculo, uma app de picagem ou um relógio de ponto físico servem todos — desde que o registo fique acessível para consulta imediata e, no suplementar, cumpra o n.º 6 do Art. 231.º. Se o sistema vive na cloud, garanta que alguém no estabelecimento consegue abri-lo e imprimi-lo na hora de uma inspeção.

Biometria é caso à parte. O ponto por impressão digital ou reconhecimento facial só é legítimo para duas finalidades: controlo de assiduidade e controlo de acessos às instalações (Art. 28.º n.º 6 da Lei n.º 58/2019). As condições, confirmadas pela CNPD:

• O sistema só pode guardar representações irreversíveis do dado biométrico (template) — nunca a impressão digital em si. Peça ao fornecedor a declaração do fabricante que o ateste.
• Os dados têm de ser necessários, adequados e proporcionais, com parecer prévio da comissão de trabalhadores, quando exista (Art. 18.º do CT).
• Destruição obrigatória quando o trabalhador é transferido de local ou sai da empresa (Art. 18.º n.º 3) — mantê-los é contraordenação grave.
• Sem autorização prévia da CNPD — essa exigência acabou com o RGPD —, mas com avaliação de impacto sobre a proteção de dados feita antes de ligar o sistema: a CNPD considera-a obrigatória quando estão em causa dados de trabalhadores.
• Proibido reutilizar: os dados biométricos recolhidos para a assiduidade não podem servir para mais nada — nem para as máquinas de vending, exemplo da própria CNPD.

Quanto custa falhar

O valor concreto de cada coima depende do volume de negócios e do grau de culpa (Arts. 548.º a 566.º do CT) — a mecânica está explicada no guia da queixa à ACT.

És trabalhador? O registo joga a teu favor

Se estás do outro lado, este documento protege-te mais do que imaginas:

• Podes consultá-lo. O registo está por lei em local acessível e de consulta imediata, e o RGPD dá-te direito a pedir cópia dos teus dados. És tu quem visa o registo das tuas horas extra — não assines horas que não bateram certo.
• Horas extra sem registo pagam-se. Por cada dia em que trabalhaste fora do horário sem registo em condições, tens direito a 2 horas de trabalho suplementar (Art. 231.º n.º 5) — além do pagamento das próprias horas. Se a empresa não pagar, o caminho é a queixa à ACT.
• É a prova da tua pontualidade. Nas faltas injustificadas é este registo que a empresa vai invocar — e num processo disciplinar deves pedir sempre cópia dele com a consulta do processo.
• Saíste da empresa? Os teus dados biométricos têm de ser destruídos (Art. 18.º n.º 3 do CT).

Este guia explica o regime geral do registo de tempos de trabalho no Código do Trabalho. Convenções coletivas e setores com regulamentação própria — como os transportes — podem acrescentar exigências específicas.